Dân gian có câu “bút sa gà chết”, một email gửi đi là nó sẽ được lưu trữ lại, nên viết email như thế nào nó cũng sẽ cho người khác biết bạn là ai.
Kỹ năng email trong business là một kỹ năng giao tiếp cực kỳ quan trọng, mà hầu hết ai làm business trong môi trường quốc tế cũng đều cần phải thành thục. Chúng ta sử dụng email business khi giao tiếp với Khách hàng, Đối tác, Đồng nghiệp… để xử lý các vấn đề, hoặc cần làm một giao dịch một cách chính thống (officially), chẳng hạn như gửi những tài liệu, hợp đồng, giấy tờ, hình ảnh…
Hoặc ở cấp cao hơn, trong việc thực hiện chào hàng các sản phẩm của Công ty, trao đổi khi làm các dự án, việc mua bán các sản phẩm, dịch vụ có giá trị lớn… Việc Khách hàng / Đối tác phản hồi nhanh chóng sẽ là vấn đề quyết định mấu chốt giúp việc kinh doanh / dòng tiền ổn định và business phát triển thuận lợi.
Như vậy, nghệ thuật viết email trong business (business email) không chỉ đơn thuần là viết tất cả các ý như ta muốn diễn đạt như ta nói (speaking), mà nó cần phân tích, đánh giá, sàng lọc dựa trên những bối cảnh khác nhau để lựa chọn các ý tứ, ngôn ngữ để sử dụng sao cho email chỉnh chu và phù hợp nhất, để người nhận email có thể phản hồi lại một cách nhanh chóng / hiệu quả.
Chúng tôi quan niệm rằng trong Business, khái niệm bận rộn và nhàn rỗi là một khái niệm tương đối. Bận rộn với những việc ta ưu tiên trước, quan trọng hơn. Nên việc gửi một business email là sao cho người bận rộn (hoặc không bận) phản hồi lại và muốn làm ăn / hợp tác kinh doanh với mình thì đó là sự thành công của người viết email.
Nhiều lúc ta gửi email đi, thậm chí là nhiều email… nhưng người nhận không trả lời lại là điều thường xuyên gặp phải. Trong khi ta đang nóng lòng vì “bị” sếp hối thúc công việc, mà người nhận lại không phản hồi mà không hiểu lý do, thì khả năng cao ta xem lại ngôn ngữ và thái độ, cũng như giọng điệu ta dùng trong email có đúng hay chưa.
Như vậy, để có một email hiệu quả và ấn tượng nhất, chúng ta cần phải:
1/ Phân tích bối cảnh để dùng ngôn ngữ / tone giọng cho đúng
2/ Chỉ viết những điều cần viết
3/ Tránh viết 1 email quá dài
4/ Lựa chọn thời điểm để gửi
5/ Lựa chọn cho mình một style viết email phù hợp mà mình ưng ý nhất
6/ Biết cách sắp xếp bố cục email cho phù hợp, rõ ràng
7/…
Tại Business English Coach Institute, chúng tôi đề cao sự chuyên nghiệp và chỉnh chu trong phong cách làm việc của mỗi Học viên để dần hình thành một thói quen tốt trong công việc. Trong đó, nội dung học Business Email là một nội dung hay và lôi cuốn.
Chúng tôi tự tin rằng chỉ sau 2-3 buổi học Business Email, chúng tôi sẽ hình thành cho các Anh Chị một phong cách viết email chuyên nghiệp và thực chiến có thể áp dụng ngay trong công việc của mình.